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                                    濰坊市工程建設監理有限責任公司
                                    電話:0536-8212775
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                                    濰坊奧體中心資料管理工作體會


                                    濰坊奧體中心體育場工程是2009年十一屆全運會足球賽事場館之一,更是濰坊市的重點政治工程,并且工程竣工要求達到“魯班獎”驗收評定條件。對此我為能進入濰坊奧體中心體育場工程從事監理資料管理工作,感到非常地榮幸。因為這不僅是我職業生涯的一個新起點,更是一個鍛煉自我、升華自我的好機會。

                                    濰坊奧體中心體育場工程自200846日開工至2009530日竣工驗收,中間過程只有短短的一年多時間,而根據以往的經驗,建設如此規模的綜合體育場一般需要三年時間。由此可見此工程工期短、任務重、壓力大的特點非常明顯,這就對所有監理機構人員提出了高標準,高素質要求;仡欉@一年多的工作,我感觸頗多。在如此特殊的工作環境下,不僅使我的理論知識得到了進一步鞏固和提高,個人的工作技能更是得到了有效的鍛煉,既豐富了實際工作和社會經驗,又提高了實際操作技能。

                                    一、體育場工程檔案管理與一般工業與民用建筑的區別

                                    體育場工程作為大型公共建筑,與一般工業與民用建筑的資料內容具有一定的差別。主要差別體現在體育工藝(如足球場草坪、跑道、障礙水池、跳遠沙坑等)、體育設施(如場地照明、擴聲系統、LED顯示屏等)的安裝與施工,智能控制中有關控制系統(如賽事管理系統、計時計分系統、升旗系統)以及新聞媒體、觀眾活動區等的布置內容。對于這些內容,有的檔案管理規范中沒有規定該類檔案的填寫方式與歸類,這就要求該類工程項目必須自己設定來進行相應的檔案管理工作。

                                    二、體育場工程資料體系框架

                                    工程資料體系框架可分成四部分,基本建設工程的前期手續(該部分資料由業主提供);監理內部資料;工程管理資料(承包方內部自行整理,我們負責審查);工程技術保證資料資料。

                                    (一)基本建設工程前期手續

                                    1、項目建議書及可行性研究報告

                                    2、固定資產投資計劃書

                                    3、項目用地規劃許可證

                                    4、項目建設規劃許可證

                                    5、工程招投標文件

                                    6、工程圖紙審查報告

                                    7、工程質量、安全監督手續

                                    8、工程建設其他手續

                                    (二)、監理控制資料的主要內容 

                                    參考《建設工程監理規范》中分類方法,結合具體工作,本著分類界限明確,便于管理的思路,具體監理資料主要包括以下內容:

                                    1、工程監理規劃及監理實施細則

                                    1-1監理規劃

                                    1-2監理實施細則

                                    1-3旁站監理方案

                                    1-4見證取送檢計劃

                                    2、工程進度控制文件

                                    2-1圖紙會審紀要

                                    2-2設計變更

                                    2-3建設單位變更文件

                                    2-4承包單位變更文件

                                    3、監理月報

                                    4、會議紀要

                                    4-1工地會議紀要

                                    4-2專題會議紀要

                                    4-3內部會議紀要

                                    5、施工組織設計(方案)報審資料

                                    5-1施工組織設計報審

                                    5-2季節及專項施工方案報審

                                    6、資質報審材料

                                    6-1 總分包單位、上崗人員資質報審

                                    6-2 重要材料供貨單位資質報審(保溫材料、防水材料)

                                    6-3 設備供貨單位資質報審

                                    6-4 鑒證、試驗、測試單位資質

                                    7、進度控制

                                    7-1 工程開工報審含附件

                                    7-2 總、分進度計劃報審

                                    7-3 復工報審及工程暫停令

                                    8、質量控制

                                    8-1 施工單位提報的所有施工過程質量控制資料

                                    8-2 監理旁站記錄

                                    8-3取樣、送檢見證記錄

                                    8-4材料、設備等考察報告

                                    8-5 工程質量事故處理記錄

                                    8-6獎罰文件資料

                                    9、造價控制

                                    9-1工程款支付申請

                                    9-2工程量報驗申請與簽任

                                    9-3工程結算審核意見表

                                    10、監理工程師通知單及回復單、監理聯系單

                                    11、合同與其他事項管理

                                    11-1 工程延期報告及審批

                                    11-2 費用索賠報告及審批

                                    11-3合同爭議、違約報告及處理意見

                                    11-4合同變更材料

                                    12、質量評估報告

                                    12-1 地基基礎工程質量評估報告

                                    12-2 主體工程質量評估報告

                                    12-3 單位工程質量評估報告

                                    13、監理工作總結、監理業務手冊

                                    14、來往函件

                                    14-1業主來文

                                    14-2施工單位來文

                                    14-3其他發文

                                    15、收發文記錄

                                    16、監理內業管理臺帳

                                    16-1資料、書籍領用登記

                                    16-2內部設施領用登記表

                                    16-3其他

                                    (三)對施工資料的管理主要是監督和檢查。濰坊奧體中心工程參建施工單位較多,為避免各單位的資料做法不統一,我們在施工過程中積極聯系濰坊市工程質量監督站,并取得建設單位的大力支持,對工程資料及早地進行了統一要求,保證了資料的統一、有序、完整。對施工單位的資料按照以下分卷要求進行組卷、歸檔。

                                    分卷依據《建筑工程施工質量驗收統一標準》,九個分部工程分別為第一~九卷,即地基與基礎分部工程竣工資料、主體結構分部工程竣工資料、建筑裝飾裝修分部工程竣工資料、建筑屋面分部工程竣工資料、建筑給水排水及采暖分部工程竣工資料、建筑電氣分部工竣工資料、智能建筑分部工程竣工資料、通風與空調分部工程竣工資料、電梯分部工程竣工資料。另外體育工藝竣工資料、室外工程竣工資料分別組成第十卷和第十一卷。

                                    三、監理資料過程控制

                                    (一)監理資料管理程序

                                    監理資料管理程序可分三個階段,收集、立卷和移交。

                                    收集階段即監理資料形成階段,是監理資料管理的重點階段。

                                    立卷階段:立卷的依據和案卷的分冊、監理文件的歸檔范圍等內容在國家建設部、國家質量技術監督局發布的GB/TS50319-2000《建設工程監理規范》和GB/TS50328-2001《建筑工程文件歸檔整理規范》等條文中都做了要求和規定。再結合公司和當地城建檔案管理部門或行業主管部門的具體要求綜合進行資料立卷工作。

                                    移交階段:立卷完成后,應按照《建設工程監理檔案》的相關規定及時移交建設單位,并辦理移交手續。還應該按監理單位的規定向公司移交相關的文件資料。

                                    (二)監理資料重點控制內容

                                    1、在資料整理過程中,不難看出監理內部資料是資料管理的主要對象。這主要包括會議記錄文件,監理工程師通知單、回復單及工作聯系單,監理日志,監理旁站等,因為這些記載著監理對工程控制的實效和依據,反映出監理部的工作質量和作為施工過程可追溯的依據程度。因此這些資料不僅要做到實事求是、簡明扼要,更有牽扯到重要事項的文件要有相關人員的簽字認可,以確保責任落實到人,具有可追溯性。

                                    2、其次在工作過程留有相關的影像資料越來越顯得重要,因為它的表達效果更加直觀清晰,大大提高工作過程中的溝通、協調成效。因此在本工程施工過程中我項目部充分利用影響設備,不僅把工程施工中出現的質量問題及時做好記錄,更是將工程中十項新技術的重點施工過程以及監理重點控制內容做了詳細、清晰的記錄。即嚴格控制了本工程的質量,又為后期類似工程以及新技術的應用留下了重要的依據。

                                    (三)來往函件必須要做好文件收發記錄

                                    來往函件必須要做好文件收發記錄,及時清楚地記錄好文件的來龍去脈,收發時間,以便需要時方便查詢。例如施工變更文件、施工圖紙等施工過程中重要文件,會經常反復地使用,為工作方便應及時分類單獨整理好,切忌混作一團。

                                    (四)施工技術資料主要是監督和檢查,及時收集。

                                    施工技術資料要求隨工程同步收集、整理、簽發并按規定移交。本工程規模大,參建單位多,施工工藝復雜多樣,致使施工技術資料相對繁多。因此工程竣工后,通過對這部分資料的整理,我總結出一些資料管理經驗。

                                    1、首先工程開工前要熟讀圖紙,了解工程各部分的施工工藝,明確工程的施工程序,這樣可對工程需要那些資料做到了心中有數。在施工單位未及時提交相關資料時,我們就可以盡早地提醒施工單位,起到提前預控的作用。

                                    2、其次工程開展后,就應要求施工單位的資料應本著及時、真實、有效的原則整理。而在施工過程中遇到施工單位提報資料不及時的現象,為了避免施工資料積累太多,資料不能真實反映工程情況,我通過反復督促施工單位提交資料,或者下發監理通知單來解決,如還未解決,就及時向上級領導反映。

                                    (五)規范化、程序化、標準化在資料管理上的具體體現

                                    (一)標準化具體要求

                                    標準化的具體要求就是統一資料格式。工程開工初期,我們發現各單位的資料格式多樣化,尤其是各種報驗申請及變更申請,可謂是千差萬別,這里面存在這么幾方面原因:一是大多施工人員對監理規范了解不深,對規范規定的各種申請表的使用方式理解不一致;二是資料管理人員責任心不強,存在應付心理。對此,我們專門召開了資料工作管理專題會議,統一了資料格式要求,確定技術保證資料嚴格按《山東省技術資料編制》的要求編制,對各種報驗申請嚴格按監理規范規定使用格式,統一規定了設計變更單的格式和工程簽證單格式。同時,要求監理項目部內部統一了各種監理通知單、工作聯系單、工作報表、月報等資料格式,達到規范統一的原則。

                                    (二)規范化具體要求

                                    規范化的具體要求就是資料完整有效且符合規范要求。在此項目上,我們首先要求昌大總公司牽頭對資料管理人員進行統一培訓學習,確定工程驗收批的劃分方式、數量,避免了各自為戰;其次召集資料人員共同制定各種驗收表、報驗表的格式和填寫樣本。由于本工程是政府投資項目,按照濰坊市政府建設項目的要求,對于現場簽證、認價的材料必須資料詳實、齊全。因此對上述資料的整理要求做到規范化。

                                    (三)程序化具體要求

                                    資料管理的程序化可以從兩方面理解:

                                    1、監督與督促施工單位的資料時應體現程序化。就是施工單位提報的技術資料要符合工程實際進度情況,要及時有效。所提報的資料既不能提前也不能落后于工程實際形象進度。其次資料的簽字也必須要有程序,應該在施工單位簽字確認后,方可移交我方進行監理工程師簽字。

                                    2、工程施工過程中產生的變更資料,在提報時必須要符合先提報監理單位后業主單位的程序。如果不是按照此程序而是相反的程序進行,那么勢必會造成工程管理上的混亂,從而影響到工程其他的方方面面。

                                    四、結語

                                    作為資料管理員必須要充分認識到監理資料的重要性,才能更加認真、細致的將監理資料做到準確合格。在工作過程中必須時時加強與業主之間的溝通,爭取業主的理解與支持。

                                    其次資料整理工作不能僅停留在文件整理這個表面層次上,更應該勤跑施工現場、勤讀圖紙,這樣不僅可保證施工資料更加符合工程實際情況,更可以使工程實際情況與資料緊密聯系在一起,不脫節,能更加全面系統的掌握工程信息。更能主動做好與領導、部門之間的協調工作,幫助領導有計劃、有步驟、有重點的抓好各項工作,做到忙而不亂,成為領導的得力助手。

                                                                                    文/鄧靜靜

                                    濰坊奧體中心資料管理工作體會 2011-7-27 本文被閱讀 9115 次
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